MAIL MERGE adalah sebuah fasilitas dalam Microsoft Word yang mena berfungsi untuk menggabungkan Surat yang berbeda tujuan surat tetapi sama didalam sis surat tersebut :
Pertama yang harus kita lakukan adalah membuat surat terlebih dahulu atau dokumen utama terlebih dahulu, setelah surat atau dokumen sudah selesai dibuat, kita memulai membuat Mail Marge melalui Menu Tools >> Leterts ang Malings, setelah itu muncul Mail Merge disebelah kanan layar, langkah selanjutnya adalah :
- Kita Pilih Leters pada pilihan type dokument
- Lalu pada kita klik pada Step yang ada di bagian bawah yaitu : Starting Dokument
- Kita pilih kembali pilihan Use The Current Document
- Lalu klik Next Step yaitu : Select Recipients
- Pada Step selanjutnya kita di perintah untuk memasukkan datanya dalam bentuk tabel yang terdiri dari Nama yang di tuju dan Alamat surat dll, sebagi contoh, hal iru dilakukan dengan menekan Browse. Catatan data dapat berbentuk Excel, word ataupun access
- selelah database masuk kita pilih kembali pada Step Write ypu Leter
- lalu kita pilih More Item akan muncul cendela berisi judul dari File data tersebut
- pulihlah sesuai dengan apa yang ingin kita buluhkan, contoh : kita akan mengisikan alamat surat, kita pilih di kotak tersebut alamat surat dan kita tekan ok
- Hasil pada Dokumen atau Sura terlihal <<>> lalu kita Next Preview your Letter pada Step akan tampak data datanya
- untuk mengganti datanya kita cukup penekan pada daerah Preview your letter tombol panah kanan dan kiri
- unruk recipient itu menunjukkan posisi record yang sedang di baca
- lalu untuk mengakhiri tekan Step Complite
